入札辞退の文例を理由別に解説。そのまま使える角が立たない断り方

「入札の指名が来たけど、この案件は無理だ。どうやって断ろう…？」
そんな風に頭を悩ませた経験はありませんか？

放置して「不参加」となってしまったり、依頼を無視したりするのは、発注者からの信用を失うため避けるべき対応です。
お互いのためにも、理由を添えて丁寧に「辞退」の意思を伝えることが不可欠です。

この記事では、「会社が多忙」「採算が合わない」「経験がない」など、具体的な理由ごとに使える入札辞退の文例を多数紹介します。
事例に応じて少し修正するだけで、すぐに使える丁寧な辞退文が完成します。

入札工事は仕事のオークション

公共工事 では、一定以上の金額の工事を発注する際、公平性の確保や一社による独占を防ぐために
参加資格のある業者に工事価格を提示させ、金額の安い業者と契約を行う『入札』の形式を取ります。

安く仕事をする業者に仕事を与えるシステムであるため、仕事や実績欲しさに極端に安い価格を提示する業者も存在します。
しかしこれは行き過ぎた低価格競争や、価格を下げすぎた事による労働環境の悪化や欠陥工事を誘発する温床である『ダンピング』と呼ばれ、禁止されています。

『不参加』は絶対ダメ、できない工事は『辞退』しよう

入札は公共機関から声が掛かり、それに応えて参加をする形となりますが、全ての入札工事を引き受けられる業者は恐らく稀であり、入札工事のいくつかは断ることになると思います。

断る理由は様々ですが、入札においては「このような理由でできないため、降ります」という意思表示の『辞退札』を入れずに放置した場合、入札を行わなかった『不参加』という扱いになってしまいます。

『不参加』は、仕事を持ち掛けてくれた相手に対し、無視をしたのと同義になってしまうため、工事ができなくて断ることになる際も、しっかり理由を伝えて辞退札を入れる、というアクションが大切です。

入札辞退理由の文例

ここにある文例は参考例であり、画一的に「このようにしなければいけない」というものではありません。
仕事を断る際に「なぜできないか」を説明する事は、情報共有として相手のためにも自社のためにもなる事ですので、本当の事を自分の言葉で書くことが大切です。

文面には（〇月〇日）（〇〇工事）のような仮置きを用いています。
実際に文例を使う際は、必ず見直しを行ってください。

会社が忙しい時の辞退理由例

公共工事 は（公共でなくてもそうですが）一度契約した工事は、絶対に工期までにやり遂げなければいけません。
もし、途中で間に合わなくなったり、続行が不可能になった場合は契約違反となり、指名停止（今後の仕事がもらえなくなる）や違約金などの厳しい罰則が定められています。
そうならないためにも、無理な予定で工事を請け負うのは避け、きちんと辞退することが大切です。

また、「様々な都合上、辞退理由が書きにくい」のような、具体的な理由を詳細に記載しにくい場合でも使うことができるため、「忙しい」はある意味便利な理由かもしれません。

主任技術者・監理技術者、その他資格者や技術者が不足（配置済み）の辞退理由例

建設業の許可を取得していたり、税込500万円以上の工事を請負う際は主任技術者が必要であったり
工事によっては設計図書にて防水、コンクリートなど主要工程の技能士の配置が指定されている場合があります。

これらの人員が、既に他工事に当たっており対応不可であったり、法令上の条件から外れている場合などは
（例　主任技術者は公共性のある税込4,500万円以上の工事の場合専任、建築一式は9,000万円以上）
事実上、受注不可であるため辞退をすることになります。

特殊な安全要件（火薬・高所・交通規制など）に対応できる人員がいない時の辞退理由例

安全確保は工事の管理上、重要な項目です。
仮に無事故で工事を終えたとしても、期間中に安全要件を満たせていないときは重大な指摘事項になることがあるため、辞退が賢明です。

採算が合わない時の辞退理由例

工事は大きな金額の伴う業務ですので、相手の提示する金額がそもそも合わない場合は辞退することになります。
これは必ずしも値切られているという訳ではなく、発注側と業者間との相場感覚の認識の相違などで、安すぎる金額で出てしまっている場合もあるため、
その際は、こちら側の見積り価格が出ている時は、きちんと「この金額でないとできません」という内容を、参考までに伝えると良いでしょう。

工事期間が短い場合、材料手配が間に合わない場合の辞退理由例

工期が短すぎて工事ができない場合の文例です。

世間の情勢などで起こる事のある鋼材不足、木材不足、災害、流通の遅延なども立派な辞退理由のため、見積り段階で既に予測されている場合は、安易に引き受けて続行不能となるよりも、辞退をした方が賢明です。
ただし、事前予測ができず工事を受けた後で発生した問題については、発注者と工期の延伸を協議することができます。

工期延伸の協議は、問題が発生した時点で速やかに報告するほど解決の可能性が高くなります。

経験がない、対応できない工事の辞退理由例

例えば、壁紙貼りや塗装工事などの業者に「高層エレベーターを作りたい」と言っても、当然「やったことないからできません」となります。

「わからないからできない」は恥ずかしい事ではなく、正直に伝える方がよほど重要です。
専門性の高い分野へ、無理に手を出して大変な事にならないために、辞退するための文例です。

指定された施工方法が自社の通常工法と異なり、品質確保に自信が持てない時の辞退理由例

「いつもやっている方法ではない指定がある」
このような時、対応できる自信がないときは辞退が選択肢にあがります。

ただし、入札前の早い段階では「質疑応答」の期間が設けられていることが多く、「〇〇工種における工法について、仕様上では〇〇ですが、□□の方法に変更は可能でしょうか？」のような質疑を送り「可能」という回答をもらうことで、辞退を回避できる可能性もあります。

質疑の回答が「不可」であった場合、または回答が得られなかった場合は、その時点で辞退届を提出しましょう。
質疑を行った記録は、辞退理由の根拠としても有効です。

施工条件が悪い、与えられた設計では工事が難しいなどの辞退理由例

立地上難しすぎる工事や、図面上明らかに厳しい工事などは、受注した後で大変な苦労をするより、事前に辞退して設計や予算を見直してもらうのも一つの方法です。
そのようなパターンも辞退の理由となります。

施工エリアが遠すぎる、現場までの距離が離れ過ぎている時の辞退理由例

遠すぎる場所は対応に時間と経費が掛かり、無理な受注は業務の負担になるとともに、より近くに拠点がある会社と比べ、作業の完成度に差が付く事が多い（仮に小さなアフターケアでも大きな手間を要する）ため、辞退することも選択のひとつです。

専門工事業者の手配ができない、対応できる下請業者の予定が取れない場合の辞退理由例

工事の生命線となる専門業者の予定が怪しい場合、その業者の手配に支障が生じると総崩れになる危険があります。
受注してから困っても遅いことが多いため、辞退することも視野に入れておくと良いです。

内容確認前に参加表明し、設計図書開示後に対応不可と判断した場合の辞退理由例

公共工事では、工事件名と概要しか提示されていない段階で立候補する「希望申請」を行い、受理されてから図面を見られるパターンがあります。
図面開示後に対応不能な工種があり、見通しが立たない場合は無理せず辞退することも選択肢です。

希望申請後の辞退は、理由を明記した辞退届を提出すれば不参加扱いにはなりません。
むしろ、図面を見てから判断することは、無理な受注を防ぐ正当な行動です。

もし不参加になってしまったら

公共工事は公平であるため、もし『不参加』になっても評価が落ちたり、今後の仕事を制限される、といったことはありません。
ただし、発注を行う担当者は人間ですので「この会社はいつも不参加だ」というような印象を持つこともあるかもしれません。

民間工事も公共工事も同じお客様ですので、入札を無視してしまい『不参加』となってしまったら、声をかけてくれた担当課へお詫びに行く、などの対応も大切な仕事の一つであると言えます。

発注機関はきちんと読んでいる

筆者は公共工事を行うことが多いですが、できない工事は当然辞退文を提出し辞退します。
しかし、参加者全員が辞退し、やり手が付かない（＝不調）となった際、自治体の担当者から「お忙しいと伺ったのですが、いつ頃の発注なら参加できるでしょうか…？」などと連絡が来ることがあります。

担当者には気の毒ですが、このようにきちんと読んでもらっており、次の仕事に繋がる事もあるため、辞退文は誠意の証明としても重要です。

発注機関は、発注や設計、契約などについての知見はあっても、現場視点の知識や経験を持ってないことがあり、辞退理由で「この工事が業者にとって難しい理由」を伝えることは、相手にとっても有益な情報となります。

補足：内訳書の添付が面倒？

発注省庁や部署によっては、「辞退理由が予算の場合は、参考までに内訳書を提出願います。」のような要望がフォームに記載されていることがあります。
義務ではないのでしょうが、お願いされているのにそれを無視するのも気が引けますよね。

しかしこれ、内訳書の提出方法が、以下の理由などで非常に面倒くさいことがあります。

• pdfが添付できない。（ファイル形式が指定されている）
• テキスト入力欄しかない。
  • 入力した後から文字数制限に気付く場合も。
• 添付ファイルの容量上限がとてつもなく低い。
  • 「数百kbまで」など古い仕様が残り続けている。

ただの参考程度のために、貴重な時間を費やして内訳書を提出できるフォーマットで作り直す意味はあるでしょうか？

「主要下請負業者の予定が取れず、工期内に完了させることが難しいため、辞退いたします。」のようにした方が楽かもしれませんね。

まとめ：この記事の要点